Аутсорсинг. Преимущества и недостатки

Одним из наиболее важных стратегических вопросов для собственников и руководителей компании является организация бухгалтерского учета. От его правильной организации зависит не только полнота и своевременность уплаты налогов, отображения операций в учете, но и защищенность конфиденциальной информации, безошибочное составление отчетности, оперативность предоставления данных для принятия управленческих решений.

Опыт организации бухгалтерского учета, комплексного сопровождения компаний и предпринимателей, постановки управленческого учета позволил нам сделать сравнительную характеристику основных преимуществ и недостатков разных форм организации бухучета в компании.

Теория. Формы ведения бухгалтерского учета

Согласно законодательству Украины бухгалтерский учет в компании может быть организован тремя способами:

Ведение бухгалтерского учета собственником или уполномоченным им органом (например, директором);
Создание в компании отдела бухгалтерского учета — бухгалтерской службы во главе с главным бухгалтером;
Передача бухгалтерских функций внешней компании, которая оказывает профессиональные бухгалтерские услуги (аутсорсинг).

Каждый способ ведения учета имеет свои преимущества и недостатки, об основных из них и пойдет речь в данном материале.

Риски и ответственность

Если на предприятии ведение бухгалтерского учета осуществляется руководителем или бухгалтером (бухгалтерской службой) ответственность за соблюдение законодательства возлагается на руководителя (директора) компании.

В случае ведения бухгалтерского учета аутсорсинговой компанией, ответственность (компенсация убытков) определяется договором и может быть разделена или полностью возложена на компанию, которая ведет бухгалтерский учет по договору бухгалтерского обслуживания.

Конфиденциальность информации.

Директор. Наивысший уровень обеспечения конфиденциальности информации достигается при ведении бухгалтерского учета собственником или уполномоченным им органом (директором). Круг пользователей информации ограничен, иногда замкнут на одном человеке. Пользователи не заинтересованы в разглашении такой информации.

Бухгалтер. Уровень защиты информации неудовлетворительный. Существует вероятность испортить хорошие трудовые отношения с главным бухгалтером. В таком случае служебная (конфиденциальная) информация может быть передана (разглашена) заинтересованным лицам, конкурентам, сотрудникам налоговой инспекции.

Исходя из практики, даже подписание договора о неразглашении конфиденциальной информации с сотрудником, не является гарантом сохранности информации. Судебные споры по данным вопросам редко бывают положительными для работодателя.

Аутсорсер. Ведение бухгалтерского учета аутсорсинговой компанией регулируются договором, немаловажным условием которого является конфиденциальность полученной информации. Бухгалтерская компания, в частности Юнифинанс, ответственная за ведение бухгалтерского учета, не заинтересована в разглашении информации ввиду существенных финансовых и репутационных потерь, связанных с такими действиями. В случае возникновения факта разглашения информации вину компании доказать намного легче, нежели вину сотрудника.

Оперативность получения информации

Руководитель. Между руководителем и собственником компании коммуникации налажены наилучшим образом. Однако, у руководителя есть свои должностные обязанности. Выполнение функций управления, а также формирование отчетов для собственника компании, не всегда является быстро выполнимой задачей при ведении учета лично руководителем предприятия.

Бухгалтер. На первый взгляд может показаться, что бухгалтер, который является штатным сотрудником, способен практически моментально предоставить всю необходимую информацию по первому требованию руководителя. Однако, это не всегда так. В практике встречаются ситуации, когда бухгалтер на рабочем месте занят решением личных вопросов или откладывает обработку документов, на основании которой формируются сводные данные на последние дни месяца, «на потом». В результате могут возникать ситуации, когда бухгалтер не успевает выполнить большой объем работ в короткие сроки.

Аутсорсер. Аутсорсинговая компания не может позволить себе таких вольностей, так как ответственность за невыполнение работы или не предоставление данных в срок, оговоренный в договоре, влечет за собой финансовые санкции. Также, при одновременном увеличении объемов работ, компания как правило имеет дополнительные ресурсы, которые, в случае необходимости, может привлечь для выполнения работ. И что немаловажно, специалисты аутсорсинговой компании всегда доступны без больничных и отпусков, что позволяет вам постоянно иметь полную и своевременную информацию.

Компетентность, квалификация.

Руководитель, бухгалтер. При ведении бухгалтерского учета директором и (или) главным бухгалтером, уровень их компетенции в тех или иных вопросах ограничивается исключительно приобретенными знаниями и навыками.

Аутсорсер. Аутсорсинговая компания имеет широкий круг клиентов и соответственно необходимых специалистов высокой квалификации, которые специализируются в разных сферах применения налогового законодательства.

При быстром росте бизнеса у руководителя компании не возникает необходимость в поиске дополнительного персонала, аутсорсинговая компания самостоятельно определяет количество необходимых ресурсов для качественного и своевременного выполнения задач клиента.

Затраты

Руководитель, бухгалтер. Компания несет ряд операционных затрат по содержанию бухгалтерской службы. К таким затратам могут относиться расходы на создание и содержание рабочего места, приобретение канцелярии, повышение квалификации бухгалтера, возможные штрафы.

Аутсорсер. Стоимость услуг ведения бухгалтерского учета аутсорсинговой компанией является фиксированной величиной и оговаривается в процессе заключения сделки, подписании договора. Нет необходимости в оплате дополнительных затрат на организацию и ведение бухгалтерского учета компании, покрытие затрат связанных с трудовыми ресурсами.

Приведем сравнительную характеристику затрат на ведение бухгалтерского учета в виде таблицы

Статья расходов	Руководитель	Бухгалтер	Аутсорсер
Организация рабочего места для бухгалтера (отдела бухгалтерии), приобретение мебели и оборудования.	—	√	—
Информационное обеспечение бухгалтерии: информационно-правовые системы (например Лига Закон), специализированные периодические издания, журналы.	√	√	—
Повышение квалификации бухгалтера — курсы, тренинги, семинары, консультации по налогообложению.	√	√	—
Повышение зарплаты бухгалтеру, выплата премии, поздравление с праздниками, другие компенсации	—	√	—
Приобретение канцелярии, обслуживание принтеров и компьютеров, прочие.	√	√	—
Оплата штрафов, доплата налогов в результате неправильного ведения учета	√	√	—
Оплата услуг аутсорсинговой компании	—	—	√

Итог

Процесс организации бухгалтерского учета по модели аутсорсинга давно перестал быть запутанной и затратной процедурой. Ведение бухгалтерии специалистами бухгалтерской компании зачастую является более безопасным и надежным вариантом организации учета. Для более наглядной демонстрации отличий способов ведения бухгалтерского учета приведем общую сравнительную характеристику в виде таблицы.

Показатель	Руководитель	Бухгалтер	Аутсорсер
Риски и ответственность	7	3	10
Конфиденциальность	10	5	9
Оперативность получения информации	10	9	9
Расходы на ведение бухгалтерского учета	2	8	8
Квалификация	5	8	10
Управление и развитие бизнеса	1	7	10
Итог	35	40	56

Основные преимущества бухгалтерского аутсорсинга для клиента: оценка по 10 бальной шкале (10 – наивысший бал). Оценка отображает субъективную позицию компании в вопросе выбора методов ведения учета и приведена исключительно для сравнительной характеристики

Аутсорсинг. Преимущества

Концентрация на основной задаче бизнеса.

Сокращение расходов на ведение бухгалтерии компании. Нет необходимости оплачивать специализированную литературу, курсы повышения квалификации бухгалтеров, обслуживание бухгалтерских программ, прочее

Привлечение специалистов с наличием опыта в разных сферах для решения задач бизнеса

Оперативное увеличение объема оказываемых услуг при масштабировании компании. Отсутствие потребности в поиске дополнительного бухгалтера

Ежедневная доступность специалистов без больничных и отпусков

Ответственность за выполненную работу. Компенсация налоговых штрафов, возникших по вине бухгалтерской компании

Защищенность бухгалтерских баз и программ учета при проведении проверок и обысков компании

Стоимость услуг для компаний с большим объемом документооборота и сложными бизнес-процессами в связи с необходимостью привлечения больших ресурсов аутсорсинговой компании.

Поиск надежной бухгалтерской компании с квалифицированными сотрудниками

Дополнительно

Аутсорсинг: как это работает

Вы готовы присоединиться к нашим успешным клиентам и передать нам свою бухгалтерию, но есть несколько вопросов без ответа? Возможно вас заинтересует:

Как оптимально использовать ресурсы компании и свой управленческий потенциал, передав ведение услуг компании Юнифинанс?
Как мы сотрудничаем с другими компаниями и предпринимателями, оказывая услуги бухгалтерского учета по модели аутсорсинга?
Как начать с нами сотрудничать и как мы будем вести вашу бухгалтерию?

Данная статья даст ответы на многие вопросы.

Обсудить

Если у Вас есть вопросы, рабочие предложения или вы хотите обсудить условия сотрудничества, пожалуйста, свяжитесь с нами любым удобным для вас способом или проинформируйте нас о связи с вами, используя форму обратной связи внизу страницы.

Наши номера телефонов:

(097) 204-6970, (044) 585-6970

Напишите нам и мы обязательно с вами свяжемся: