Оплата НДС не на тот счет. Как избежать ошибки?

В последнее время в нашей практике все чаще и чаще встречаются ситуации, когда клиент или бухгалтер оплатил налог не на тот бюджетный счет. Если быть более точным, самая распространенная ситуация — оплата НДС напрямую в бюджет, а не на электронный счет компании в СЭА НДС.

Приведу пару простых правил, как мы контролируем себя, чтобы избежать ошибок. Возможно, данные действия сохранят вам время и нервы, а также уберегут от штрафных санкций в результате несвоевременной регистрации налоговых накладных.

Суть проблемы. В чем соль?

Зачастую, платежные поручения на перечисление сумм налогов, в том числе и пополнение НДС счета, бухгалтер выполняет на автомате, копируя предыдущее платежное поручение. Данная схема работает хорошо до тех пор, пока не возникает внештатная ситуация.

Например:

Смена номера НДС счета.

Крайне редкая ситуация. Зачастую связанная с перерегистрацией или восстановлением регистрации компании плательщиком НДС.

Последствия уплаты суммы НДС на неправильный (старый) НДС счет могут быть разными, вы просто не найдете  перечисленную сумму ни на старом счету, ни на новом. Или сумма будет зачислена на старый электронный счет. Или платеж не будет распределен казначейством и зависнет на невыясненных счетах. Где бы ни «осел» платеж, результат будет один — отсутствие регистрационного лимита на перечисленную сумму и головная боль, связанная с исправлением данной ошибки.

Оплата штрафов.

Наиболее распространенная ситуация, котора приводит к ошибкам. На компанию накладывают штрафные санкции, связанные с НДС. Штрафы могут быть разные, от минимальных — 170 грн — за несвоевременную подачу налоговой декларации, до бесконечных — от 10 до 50% от суммы НДС — за несвоевременную регистрацию налоговых накладных.

В такой ситуации штраф подлежит оплате напрямую в бюджет (!), а не на электронный НДС счет налогоплательщика. Об этом прямо указано в уведомлении-решении об оплате штрафа от налоговых органов.

В приведенных случаях, как правило, бухгалтер создает новый платеж, указывая новые реквизиты — реквизиты бюджетного счета согласно уведомления-решения. Проводит платеж и … в этот момент зарождается магия.

Магия ошибок. Все просто?

Приходит время регистрировать налоговые накладные и пополнять электронный счет НДС. Бухгалтер, задерганный делами, или просто по невнимательности, использует привычный алгоритм создания платежных поручений —  копирует платеж из ранее проведенных «аналогичных» платежей. Напомним, он был на уплату штрафов, и …. пополняет не НДС счет, а перечисляет сумму напрямую в бюджет. Рузультат — нервам быть, лимиту — нет!

Волшебная таблетка.

Что делать, чтобы такие ошибки не повторялись? Вероятно, многие из вас скажут — включать голову и быть внимательным. А нет, этот метод не работает. Вернее работает, но не всегда. По моему глубокому убеждению, механические методы предупреждения ошибок зачастую работают более еффективнее, нежели человеческий разум.

Не претендую на уникальность, но вот несколько рекомендаций, которые могут помочь уменьшить риск уплаты НДС напрямую в бюджет, вместо зачисления на НДС счет.

Рекомендации не исключают возможность допущения ошибки на 100%, но лишний раз дадут импульс мозгу задуматься и перепроверить действия, выполняемые «на автомате».

1. «Якорь» в названии.

Обращу ваше внимание: при подготовке платежного поручения на оплату налога в бюджет или перечисления суммы НДС на электронный счет, все равно, что вы напишете в платежном поручении, в поле «Наименование получателя». Даже несмотря на то, что перевод на электронный счет по своей сути является переводом денежных средств между собственными счетами и по правилам составления платежных поручений в наименовании получателя необходимо указывать название компании (и плательщик и получатель — одно и то же лицо, разные только расчетные счета), в поле наименование можно указать абсолютно любую информацию. Мы проверили на себе, платеж выпускает банк плательщика и зачисляет казначейство на электронный счет СЭА НДС.

Вот как мы «маркируем» наши платежи, чтобы избежать ошибки:

2. Разные названия.

Тут все просто. Действуем по инструкции НБУ о заполнении платежных документов. Платеж в бюджет — получатель казначейство. Платеж на свой счет НДС — и плательщик и получатель одно и то же лицо. Выглядит это следующим образом:

*Название получателя приведено информативно. Необходимо указать название районного казначейства и/или название контролирующего органа, на счета которого производится платеж. Данная информация приведена в Электронном кабинете плательщика.

3. Шаблоны платежей

Практически все системы интернет-банкинга украинских банков позволяют создавать шаблоны платежей. Функционал, позволяющий запомнить все основные реквизиты платежа, включая название получателя и назначение платежа. Данная функция может быть использована не только для ускорения ввода платежей, но и для уменьшения ошибок при осуществлении повторяющихся действий.

Возвращаясь к обязательной информации отмечу, что поле «назначение платежа» (в случае уплаты налогов и сборов) должно содержать обязательную последовательность (правила) ввода информации (подробнее о правилах заполнения назначения платежа при оплате налогов и сборов), но совершенно не требует указания периода или номера постановления, которое указывается в уведомлении решении. Как и в прошлом случае — проверили на себе, в 100% случаев платежи зачисляются по реквизитам без указания номеров протоколов, постановлений, решений.

Таким образом, шаблоны платежей могут не только упростить вввод платежных поручений, но и минимизировать риски допущения ошибок.

Работает это так:

1. Принять за правило, что все платежи, связанные с уплатой штрафов по НДС и/или перечисления на НДС счет осуществляются исключительно на основе шаблонов (!);
2. Создать шаблоны платежей и правильно назвать их, например СЭА, БЮДЖЕТ_НДС. Названия шаблонов должны быть четкими и не носить признаков двузначности. Их должно быть сложно перепутать;
3. При создании платежа выбирать нужный шаблон и менять в платеже только сумму, подлежащую оплате (перечислению).

4. Разные расчетные счета

Один из вариантов, который у нас работает — разграничение платежей (согласно политике компании) путем осуществления исходящих платежей с разных расчетных (текущих) счетов компании. Причем счета могут быть открыты как в пределах одного банка, так и в разных разных банках.

Зачастую мы используем следующие плравила для платежей:

Все платежи, которые осуществляются на казначейские счета и/или счета государственных органов, включая оплату налогов и штрафав (за исключением переводов на СЭА НДС), оплачиваются с одного расчетного счета. Все остальные платежи, включая переводы на электронный НДС счет — с другого расчетного счета компании. Правила жесткие. Не предполагают исключений. Недостаток средств на одном из счетов решается путем перевода недостающих сумм между собственными счетами.

Возможно, некоторые из правил вы также используете в своей практике. Возможно, некоторые из них вам покажутся такими, которые не работают. Однако, в нашей практике эти простые на первый взгляд действия помогают избежать трудностей с переводами денег по неверным реквизитам и, как следствие, сложностей, связанных с возвратом таких сумм.

Если все же случилось непредвиденное и платеж ушел не туда, вернуть его возможно. Подробно о процедуре возврата ошибочно уплаченных сумм читайте в нашей статье:«Уплатили налог не на тот счет. Как вернуть?»

Рекомендую также ознакомиться с позицией налогового ведомтсва относително зачета средств на счетв СЭА НДС: Возврат ошибочно уплаченных сумм на счет в СЕА НДС? Да? Нет? Что с лимитом?

Будем признательны за ваш опыт в борьбе с ошибками. Напишите, пожалуйста, в комментариях, какими предупредительными методами пользуетесь вы.

Alexander Korzh

Управляющий партнер